Hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi nhờ tính tiện lợi, nhanh chóng và minh bạch. Muốn đảm bảo hóa đơn hợp lệ hoặc tra cứu thông tin hóa đơn thì có thể thực hiện trên các nền tảng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc qua hệ thống của Tổng cục Thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng cách tra cứu hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất, bao gồm Thông tư 78.
1. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật. Đây là loại hóa đơn thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả quản lý.
2. Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78
Thông tư 78/2021/TT-BTC yêu cầu doanh nghiệp và cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022. Tra cứu hóa đơn theo Thông tư 78 cần truy cập vào Hệ thống Hóa đơn Điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 1: Truy cập hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
- Địa chỉ truy cập: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Điền thông tin tra cứu
- Mã số thuế người bán điền mã số thuế của đơn vị phát hành hóa đơn.
- Số hóa đơn nhập số hóa đơn bạn cần tra cứu.
- Mẫu số điền mẫu số hóa đơn ví dụ 01GTKT.
- Ký hiệu hóa đơn nhập ký hiệu như trên hóa đơn ví dụ AA/21E.
Bước 3: Kiểm tra và xem kết quả
- Sau khi nhập thông tin, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của hóa đơn, bao gồm ngày phát hành, người bán, mã cơ quan thuế quản lý, và trạng thái hóa đơn.
3. Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Viettel
Viettel cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thông qua hệ thống SInvoice. Dưới đây là cách tra cứu hóa đơn trên hệ thống của Viettel
Bước 1: Truy cập website của Viettel SInvoice
- Địa chỉ truy cập https://sinvoice.viettel.vn.
Bước 2: Đăng nhập tài khoản
- Nhập tên đăng nhập và mật khẩu do Viettel cung cấp cho doanh nghiệp.
Bước 3: Thực hiện tra cứu
- Tìm mục Tra cứu hóa đơn trên giao diện hệ thống.
- Nhập thông tin hóa đơn bao gồm mã số thuế người bán, số hóa đơn, mẫu số, ký hiệu hóa đơn.
Bước 4: Kiểm tra kết quả
- Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của hóa đơn, giúp bạn kiểm tra tính hợp lệ hoặc tải về hóa đơn.
4. Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử VNPT
VNPT cũng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thông qua hệ thống VNPT Invoice. Cách thực hiện như sau
Bước 1: Truy cập hệ thống VNPT Invoice
- Địa chỉ truy cập https://vnpt-invoice.com.vn.
Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn
- Tại giao diện chính, chọn mục Tra cứu hóa đơn.
- Điền các thông tin bao gồm mã số thuế người bán, số hóa đơn, mẫu số, ký hiệu hóa đơn, và mã xác thực.
Bước 3: Kiểm tra kết quả
- Nhấn Tra cứu, hệ thống sẽ trả về kết quả chi tiết về hóa đơn điện tử.
5. Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Trên Hệ Thống Tổng Cục Thuế
Nếu bạn muốn kiểm tra hóa đơn từ bất kỳ nhà cung cấp nào, hệ thống của Tổng cục Thuế là kênh tra cứu chính thức và được sử dụng rộng rãi.
Bước 1: Truy cập cổng thông tin của Tổng cục Thuế
- Địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu hóa đơn”
- Giao diện hệ thống có mục Tra cứu hóa đơn, bạn chỉ cần nhấn vào rồi thực hiện.
Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn
- Cung cấp các thông tin yêu cầu như mã số thuế người bán, số hóa đơn, mẫu số, ký hiệu hóa đơn.
Bước 4: Kiểm tra kết quả
- Hệ thống sẽ trả về thông tin về hóa đơn, bao gồm trạng thái hợp lệ, ngày phát hành, và các chi tiết liên quan.
6. Kiểm Tra Tính Hợp Lệ Của Hóa Đơn Điện Tử
Xác minh hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không bạn cần lưu ý
- Hóa đơn phải được phát hành qua hệ thống của Tổng cục Thuế hoặc các nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép.
- Hóa đơn hợp lệ phải có mã cơ quan thuế, ký hiệu số hóa đơn, và thông tin doanh nghiệp phát hành rõ ràng.
- Tra cứu thông qua hệ thống chính thức như đã hướng dẫn ở trên nhằm đảm bảo minh bạch.
7. Lưu Ý Khi Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử
- Không chia sẻ mã số thuế hoặc thông tin hóa đơn cho các bên không liên quan.
- Doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ hóa đơn tránh các rủi ro liên quan đến hóa đơn giả hoặc không hợp lệ.
- Nếu không tra cứu được hóa đơn, hãy liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc cơ quan thuế nhận được hỗ trợ.
Tra cứu hóa đơn điện tử là rất cần thiết trong đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch trong giao dịch. Các hệ thống như Viettel, VNPT và Tổng cục Thuế đều cung cấp công cụ tra cứu tiện lợi, giúp kiểm tra thông tin hóa đơn nhanh chóng.
Hãy sử dụng các hướng dẫn trên tra cứu và kiểm tra hóa đơn điện tử một cách hiệu quả và rất chính xác.