Hóa Đơn Điện Tử: Khái Niệm, Các Nhà Cung Cấp Và Cách Sử Dụng

Hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng bắt buộc trong giao dịch kinh doanh tại Việt Nam. Mang lại sự tiện lợi và minh bạch cho các doanh nghiệp và cá nhân. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử, các nhà cung cấp phổ biến, cũng như hướng dẫn cách xuất và hủy hóa đơn điện tử.

1. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ trên phương tiện điện tử, không cần sử dụng giấy in truyền thống.

Đặc Điểm Chính Của Hóa Đơn Điện Tử

  • Được tạo lập theo định dạng kỹ thuật số (XML).
  • Có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy khi đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
  • Được ký bằng chữ ký số và gửi qua các hệ thống điện tử.

Ưu Điểm Của Hóa Đơn Điện Tử

  • Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ.
  • Giảm thiểu rủi ro mất mát, giả mạo hóa đơn.
  • Nhanh chóng, thuận tiện cho việc tra cứu và xuất hóa đơn.
  • Hỗ trợ quản lý và kiểm soát hóa đơn dễ dàng hơn.

2. Các Nhà Cung Cấp Hóa Đơn Điện Tử Phổ Biến

Dưới đây là các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín tại Việt Nam

2.1. Hóa Đơn Điện Tử Viettel SInvoice

Đặc điểm

  • Hỗ trợ doanh nghiệp mọi quy mô với giải pháp tối ưu.
  • Tích hợp đầy đủ chức năng lập, gửi, lưu trữ và tra cứu hóa đơn.

Địa chỉ https://sinvoice.viettel.vn.

miisa

2.2. Hóa Đơn Điện Tử MISA

Đặc điểm

  • Tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán MISA.
  • Hỗ trợ nhiều mẫu hóa đơn đa dạng, đáp ứng nhu cầu cá nhân hóa của doanh nghiệp.

Địa chỉ https://meinvoice.vn.

2.3. Hóa Đơn Điện Tử VNPT Invoice

Đặc điểm

  • Phù hợp cho các doanh nghiệp nhà nước và tư nhân.
  • Hệ thống lưu trữ an toàn, tuân thủ quy định của Tổng cục Thuế.

Địa chỉ: https://vnpt-invoice.com.vn.

2.4. Hóa Đơn Điện Tử BKAV eHoadon

Đặc điểm

  • Giao diện dễ sử dụng, hỗ trợ in hóa đơn giấy khi cần.
  • Có chức năng ký hóa đơn hàng loạt, tiết kiệm thời gian.

Địa chỉ: https://ehoadon.vn.

3. Mẫu Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử thường có hai định dạng phổ biến

  • Định dạng PDF: Dùng trong gửi qua email hoặc in ra giấy.
  • Định dạng XML: Là tệp gốc chứa đầy đủ dữ liệu hóa đơn, được sử dụng khi nộp cho cơ quan thuế.

Thông Tin Trên Mẫu Hóa Đơn Điện Tử

  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
  • Số hóa đơn, mẫu số, ký hiệu.
  • Ngày lập hóa đơn, ngày ký hóa đơn.
  • Danh mục hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền.

4. Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử

Bước 1: Đăng Nhập Vào Hệ Thống Hóa Đơn Điện Tử

  • Truy cập vào website của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bạn sử dụng như Viettel, VNPT, MISA, BKAV, v.v.
  • Đăng nhập tài khoản với tên đăng nhập và mật khẩu.

Bước 2: Nhập Thông Tin Hóa Đơn

Điền đầy đủ thông tin

  • Người mua Tên, địa chỉ, mã số thuế.
  • Danh mục hàng hóa/dịch vụ Tên, số lượng, đơn giá, thuế suất.
  • Ngày lập hóa đơn và các thông tin bổ sung nếu cần.

Bước 3: Ký Điện Tử Hóa Đơn

  • Sử dụng chữ ký số USB Token hoặc chữ ký số lưu trữ đám mây nhằm ký hóa đơn.

Bước 4: Gửi Hóa Đơn Điện Tử

  • Gửi hóa đơn qua email hoặc tải về rồi gửi cho khách hàng.

5. Cách Hủy Hóa Đơn Điện Tử

Việc hủy hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định của Tổng cục Thuế và chỉ thực hiện được trong các trường hợp hợp lệ như hóa đơn bị sai, chưa gửi cho người mua, v.v.

Bước 1: Xác Định Lý Do Hủy

  • Hóa đơn bị sai thông tin.
  • Hóa đơn bị lập nhầm.

Bước 2: Thông Báo Cho Người Mua

  • Thông báo cho người mua về việc hóa đơn sẽ bị hủy.

Bước 3: Hủy Hóa Đơn Trên Hệ Thống

  • Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử bạn đang sử dụng.
  • Chọn hóa đơn cần hủy, ghi rõ lý do và thực hiện thao tác hủy hóa đơn.

Bước 4: Thông Báo Cho Cơ Quan Thuế

  • Gửi thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế thông qua hệ thống quản lý hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quản lý và giao dịch kinh doanh. Hiểu rõ về các nhà cung cấp, cách xuất và hủy hóa đơn sẽ giúp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Hãy lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và thực hiện đúng quy trình giúp đảm bảo hóa đơn điện tử của bạn luôn hợp lệ và minh bạch

Bóng đá trực tuyến Xoilac