Hóa Đơn Điều Chỉnh: Khái Niệm, Cách Xuất và Kê Khai

Hóa đơn điều chỉnh là loại hóa đơn sử dụng khi có sai sót về thông tin trên hóa đơn gốc đã phát hành. Hiểu rõ quy định về hóa đơn điều chỉnh giúp doanh nghiệp xử lý sai sót đúng cách, tránh rủi ro về thuế.

1. Hóa đơn điều chỉnh là gì

Hóa đơn điều chỉnh là loại hóa đơn được lập nhằm điều chỉnh sai sót của hóa đơn gốc đã phát hành, bao gồm các lỗi về số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền, hoặc thông tin người mua.

Khi nào cần xuất hóa đơn điều chỉnh?

• Sai số lượng hàng hóa hoặc đơn giá.
• Sai thuế suất hoặc tiền thuế.
• Sai nội dung tên hàng hóa, dịch vụ.
• Sai thông tin bên mua (mã số thuế, tên công ty, địa chỉ).

Hóa đơn điều chỉnh không dùng trong hủy hóa đơn gốc, mà chỉ với mục đích điều chỉnh thông tin sai sót.

2. Cách xuất hóa đơn điều chỉnh

2.1 Nguyên tắc điều chỉnh

• Hóa đơn điều chỉnh chỉ có giá trị bổ sung hoặc thay đổi nội dung hóa đơn gốc, không thay thế hóa đơn gốc.
• Nếu điều chỉnh tăng hoặc giảm số tiền, cần ghi rõ nội dung thay đổi.
• Hóa đơn điều chỉnh phải liên kết với hóa đơn gốc bằng cách ghi số, ngày tháng của hóa đơn bị sai.

2.2 Các bước xuất hóa đơn điều chỉnh

Bước 1 Kiểm tra hóa đơn gốc

• Xác định sai sót trên hóa đơn gốc sai số lượng, giá trị, thuế suất…

Bước 2 Lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh

• Bên bán và bên mua lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, nêu rõ sai sót và phương án điều chỉnh.
• Biên bản cần có chữ ký, dấu xác nhận của cả hai bên.

Bước 3 Xuất hóa đơn điều chỉnh

• Thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh trên hệ thống hóa đơn điện tử.
• Ghi rõ nội dung điều chỉnh trên hóa đơn mới.

Bước 4 Gửi hóa đơn điều chỉnh cho bên mua

• Hóa đơn điều chỉnh được gửi qua hệ thống hóa đơn điện tử.

3. Kê khai hóa đơn điều chỉnh

Trường hợp 1 Điều chỉnh tăng

• Nếu hóa đơn điều chỉnh làm tăng doanh thu hoặc thuế, doanh nghiệp kê khai bổ sung trong kỳ hiện tại.

Trường hợp 2 Điều chỉnh giảm

• Nếu hóa đơn điều chỉnh làm giảm doanh thu hoặc thuế, doanh nghiệp kê khai điều chỉnh giảm trong kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Nếu kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp cần ghi nhận điều chỉnh trong tờ khai thuế kỳ hiện tại.

4. Mẫu hóa đơn điều chỉnh

Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn gốc

Tên hóa đơn hóa đơn giá trị gia tăng điều chỉnh

Ngày lập 03/02/2025

Số hóa đơn 0005678

STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị	Số lượng	Đơn giá (VNĐ)	Thành tiền (VNĐ)	Thuế suất (%)	Tiền thuế (VNĐ)	Tổng tiền (VNĐ)
1	Điều chỉnh giảm số lượng sản phẩm A từ 10 xuống 8	Cái	-2	5.000.000	-10.000.000	10%	-1.000.000	-11.000.000

Điều chỉnh giảm số lượng sản phẩm A từ 10 xuống 8 theo hóa đơn số 0001234 ngày 01/02/2025.

5. Hóa đơn điều chỉnh nội dung

Nếu hóa đơn sai thông tin nhưng không ảnh hưởng đến giá trị thanh toán cần lập hóa đơn điều chỉnh nội dung.

Ví dụ các lỗi cần điều chỉnh nội dung

• Sai mã số thuế, địa chỉ khách hàng.
• Sai tên sản phẩm hoặc đơn vị tính.

Cách làm

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
• Xuất hóa đơn mới với nội dung đúng, ghi rõ điều chỉnh thông tin gì.

Ví dụ: Điều chỉnh địa chỉ khách hàng từ 123 Lê Lợi, Quận 1 thành 456 Nguyễn Huệ, Quận 1.

6. Cách viết hóa đơn điều chỉnh

Cách ghi hóa đơn điều chỉnh

• Ghi đúng số hóa đơn và ngày tháng của hóa đơn gốc bị điều chỉnh.
• Ghi nội dung điều chỉnh cụ thể tăng/giảm số lượng, thay đổi thông tin…
• Ghi rõ tổng giá trị điều chỉnh và tiền thuế điều chỉnh.
• Không ghi số tiền thanh toán mới mà chỉ ghi phần chênh lệch cần điều chỉnh.

Ví dụ cách ghi hóa đơn điều chỉnh tăng

Nếu hóa đơn gốc ghi thiếu số lượng sản phẩm, doanh nghiệp xuất hóa đơn điều chỉnh với nội dung

• Điều chỉnh tăng số lượng sản phẩm A từ 5 lên 10.
• Thành tiền tăng từ 5.000.000 VNĐ lên 10.000.000 VNĐ.
• Thuế GTGT tăng từ 500.000 VNĐ lên 1.000.000 VNĐ.

Tổng giá trị điều chỉnh tăng thêm 5.500.000 VNĐ.

Hóa đơn điều chỉnh là công cụ quan trọng trong sửa sai sót trong giao dịch thương mại mà không cần hủy hóa đơn cũ. Xuất hóa đơn điều chỉnh đúng quy trình giúp doanh nghiệp tránh vi phạm quy định thuế và kế toán.