Blog
Con Dấu Công Ty – Quy Định, Thủ Tục Và Những Điều Cần Biết
Con dấu công ty là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xác nhận tính pháp lý của các văn bản, hợp đồng và giao dịch. Không những mang tính biểu tượng con dấu còn thể hiện sự cam kết và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với các tài liệu đã ký.
Bài viết này sẽ giải đáp các câu hỏi liên quan đến con dấu công ty từ thuật ngữ tiếng Anh, quy định đối với công ty cổ phần, thủ tục làm lại con dấu bị hỏng đến việc khắc dấu tròn công ty và làm dấu không cần giấy tờ.
1. Con Dấu Công Ty Là Gì
Con dấu công ty là một công cụ được khắc theo mẫu riêng của từng doanh nghiệp, chứa thông tin nhận diện như tên công ty, mã số thuế và địa chỉ. Đây là dấu hiệu pháp lý giúp doanh nghiệp xác nhận các văn bản, hợp đồng, hoặc chứng từ quan trọng.
Trước đây, con dấu do cơ quan công an cấp và quản lý, nhưng từ năm 2015 theo Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc khắc dấu và quản lý con dấu.
2. Con Dấu Công Ty Tiếng Anh Là Gì
Trong tiếng Anh, con dấu công ty được gọi là Company Seal hoặc Corporate Seal. Một số thuật ngữ liên quan bao gồm
- Seal Impression Dấu đóng lên tài liệu
- Rubber Stamp Dấu mộc cao su
- Embossing Seal Dấu dập nổi
Tại một số quốc gia, con dấu không còn bắt buộc, nhưng tại Việt Nam, con dấu vẫn giữ vai trò quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp.
3. Con Dấu Công Ty Cổ Phần – Quy Định Và Sử Dụng
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 thì công ty cổ phần có quyền tự quyết về số lượng và hình thức con dấu. Một số điểm quan trọng cần lưu ý
- Công ty có thể có một hoặc nhiều con dấu tùy theo nhu cầu.
- Mẫu con dấu do doanh nghiệp tự thiết kế, nhưng phải có tên doanh nghiệp và mã số thuế.
- Công ty cổ phần không cần đăng ký con dấu với cơ quan công an, chỉ cần thông báo trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia nếu thay đổi.
Con dấu thường được sử dụng trong các hợp đồng, quyết định bổ nhiệm, biên bản họp hội đồng quản trị và các văn bản pháp lý quan trọng.
4. Thủ Tục Làm Lại Con Dấu Công Ty Bị Hỏng
Trong trường hợp con dấu bị hỏng, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để làm lại dấu mới
Bước 1 Ra quyết định hủy dấu cũ
- Công ty lập biên bản ghi nhận tình trạng hỏng của con dấu.
- Ra quyết định thu hồi và tiêu hủy con dấu cũ nếu không còn sử dụng được.
Bước 2 Thiết kế và đặt khắc con dấu mới
- Doanh nghiệp có thể liên hệ đơn vị khắc dấu để làm lại dấu mới theo mẫu cũ hoặc thiết kế mẫu mới.
- Đảm bảo con dấu có đầy đủ thông tin theo quy định.
Bước 3 Thông báo thay đổi con dấu
- Nếu thay đổi mẫu dấu, công ty cần thông báo trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
- Nếu chỉ làm lại con dấu giống hệt con dấu cũ, không cần thông báo.
5. Khắc Dấu Tròn Công Ty – Quy Trình Và Lưu Ý
Dấu tròn là loại con dấu phổ biến nhất tại Việt Nam, thường chứa thông tin
- Tên doanh nghiệp
- Mã số thuế
- Địa chỉ tùy chọn
Quy trình khắc dấu tròn công ty
- Chuẩn bị hồ sơ
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Mẫu dấu cần khắc nếu có
- Chọn đơn vị khắc dấu uy tín
- Nên chọn các công ty có kinh nghiệm để đảm bảo chất lượng con dấu.
- Nhận và kiểm tra con dấu
- Sau khi nhận con dấu, kiểm tra nội dung và độ rõ nét của con dấu trước khi đưa vào sử dụng.
6. Làm Dấu Tròn Công Ty Không Cần Giấy Tờ – Có Được Không
Một số đơn vị khắc dấu có thể hỗ trợ làm dấu mà không cần giấy tờ công ty. Tuy nhiên vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro bao gồm
- Dấu không hợp lệ có thể bị từ chối khi sử dụng trong giao dịch.
- Rủi ro về pháp lý nếu con dấu bị sao chép hoặc sử dụng trái phép.
- Khả năng bị phạt nếu cơ quan chức năng phát hiện doanh nghiệp sử dụng dấu không hợp lệ.
Do đó nhằm đảm bảo tính pháp lý thì doanh nghiệp nên làm dấu theo quy định và có giấy tờ đầy đủ.
Con dấu công ty vẫn giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh đặc biệt đối với các giao dịch pháp lý. Từ khắc dấu rồi làm lại dấu khi bị hỏng đến quy định sử dụng dấu trong công ty cổ phần thì mỗi doanh nghiệp cần hiểu rõ để tránh rủi ro pháp lý.
