Hướng Dẫn Đóng Dấu Công Ty – Quy Định Và Cách Thực Hiện

Đóng dấu công ty là một bước quan trọng trong quá trình xác thực văn bản. Giúp tài liệu có giá trị pháp lý và được công nhận trong giao dịch. Tùy vào từng loại tài liệu cần có những cách đóng dấu khác nhau như đóng dấu mộc, dấu sao y bản chính cũng như dấu treo.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách đóng dấu đúng quy định, đồng thời giải đáp một số thắc mắc liên quan như đóng dấu công ty tiếng Anh là gì, điều lệ công ty có cần đóng dấu không, công ty có thể tự đóng dấu sao y bản chính không ?

1. Đóng Dấu Công Ty Tiếng Anh Là Gì

Trong tiếng Anh thuật ngữ đóng dấu công ty được diễn đạt bằng nhiều cách tùy theo ngữ cảnh

• Affixing the company seal, Đóng dấu công ty lên văn bản
• Company stamp/seal application, Việc sử dụng con dấu công ty
• Official company seal impression, Việc in dấu chính thức của công ty
• Stamped by the company nghĩa là Được đóng dấu bởi công ty

Tại một số quốc gia, việc đóng dấu không còn là bắt buộc, nhưng tại Việt Nam, con dấu vẫn giữ vai trò quan trọng trong các văn bản hành chính, hợp đồng kinh doanh.

2. Hướng Dẫn Đóng Dấu Công Ty Đúng Quy Định

Để đảm bảo tính pháp lý, việc đóng dấu công ty cần tuân thủ đúng các quy tắc sau

• Dấu phải rõ nét, không bị nhòe hoặc đứt nét.
• Dấu đóng trùm lên chữ ký, nhưng không che khuất hoàn toàn.
• Dấu tròn của công ty thường đặt tại góc trái hoặc giữa phần cuối của văn bản.
• Không được đóng dấu lên các nội dung trống để tránh bị lợi dụng chỉnh sửa nội dung sau này.

Cách đóng dấu chuẩn theo từng trường hợp

1. Đóng dấu mộc công ty hay còn gọi dấu tròn

• Dấu tròn là loại dấu phổ biến nhất, được sử dụng trong hầu hết các văn bản hành chính, hợp đồng.
• Cách đóng như sau, đặt dấu vào vị trí quy định trên văn bản, thường là ngay dưới chữ ký của người đại diện pháp luật.

2. Cách đóng dấu sao y bản chính của công ty

• Dấu ‘Sao y bản chính’ dùng để xác nhận bản sao có nội dung đúng với bản gốc.
• Cách đóng
  • Đóng dấu sao y bản chính lên góc phải hoặc giữa trang đầu của tài liệu sao y.
  • Người có thẩm quyền ký xác nhận và đóng dấu tròn của công ty đè lên chữ ký.

3. Cách đóng dấu treo công ty

• Dấu treo là con dấu được đóng ở góc trên cùng bên trái của văn bản, thường áp dụng khi:
  • Văn bản có nhiều trang và chỉ có chữ ký, dấu ở trang cuối.
  • Văn bản do công ty ban hành nhưng không cần chữ ký của người đại diện pháp luật.
• Cách đóng
  • Đóng dấu vào một phần của trang giấy, không đóng dấu vào toàn bộ văn bản.
  • Đảm bảo dấu không bị lệch hoặc thiếu phần thông tin quan trọng.

3. Điều Lệ Công Ty Có Cần Đóng Dấu Không

Theo quy định hiện hành thì điều lệ công ty không bắt buộc phải đóng dấu trừ khi doanh nghiệp muốn tăng tính xác thực của tài liệu. Nếu công ty quyết định đóng dấu nhớ rằng nên thực hiện theo các quy tắc sau

• Đóng dấu tròn công ty lên trang cuối của điều lệ, chồng lên chữ ký của người đại diện pháp luật.
• Nếu điều lệ có nhiều trang, có thể đóng dấu giáp lai để tránh chỉnh sửa nội dung.

4. Công Ty Có Được Tự Đóng Dấu Sao Y Bản Chính Không

Doanh nghiệp có quyền tự đóng dấu sao y bản chính đối với các tài liệu nội bộ hoặc văn bản do công ty ban hành. Tuy nhiên đối với giấy tờ của cơ quan nhà nước CMND, hộ khẩu, bằng cấp…. Doanh nghiệp không có quyền tự sao y mà sẽ phải làm thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền như UBND hoặc phòng công chứng.

Đóng dấu công ty là một bước quan trọng giúp văn bản có giá trị pháp lý. Tùy vào từng loại tài liệu mà cách đóng dấu sẽ khác nhau từ dấu tròn, dấu sao y bản chính đến dấu treo. Để đảm bảo tính hợp lệ thì doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các quy định về đóng dấu đồng thời hiểu rõ khi nào nên sử dụng dấu sao y và khi nào không.