Hóa đơn đầu vào là một trong những yếu tố quan trọng trong kế toán doanh nghiệp. Ảnh hưởng trực tiếp đến thuế GTGT và chi phí hợp lý khi quyết toán thuế. Kê khai, hạch toán đúng hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp tối ưu lợi nhuận và tránh rủi ro thuế. Trong bài viết này sẽ tìm hiểu về hóa đơn đầu vào, thời hạn kê khai, cách hạch toán nếu bị bỏ sót, cũng như cách cân đối hợp lý giữa hóa đơn đầu ra và đầu vào.
1. Hóa đơn đầu vào là gì
Hóa đơn đầu vào là hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đây là căn cứ giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí, kê khai thuế GTGT đầu vào và xác định lợi nhuận chịu thuế thu nhập doanh nghiệp TNDN.
Đặc điểm của hóa đơn đầu vào
Là hóa đơn do bên bán hàng cung cấp, có thể là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy.
Phải hợp lệ, hợp pháp và hợp lý mới được khấu trừ thuế và tính vào chi phí hợp lý.
Gồm hóa đơn giá trị gia tăng GTGT và hóa đơn bán hàng.
Ví dụ
- Công ty mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp và nhận hóa đơn GTGT.
- Doanh nghiệp thuê dịch vụ marketing và nhận hóa đơn đầu vào từ công ty quảng cáo.
2. Thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào
Hóa đơn đầu vào cần được kê khai đúng thời hạn giúp được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lệ.
Thời hạn kê khai
- Theo tháng nếu doanh nghiệp có doanh thu trên 50 tỷ VND/năm, kê khai chậm nhất ngày 20 của tháng sau.
- Theo quý nếu doanh nghiệp có doanh thu dưới 50 tỷ VND/năm, kê khai chậm nhất ngày 30 của tháng đầu tiên quý sau.
Lưu ý quan trọng
- Hóa đơn đầu vào chỉ được kê khai trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày phát hành hóa đơn.
- Nếu quá hạn doanh nghiệp vẫn có thể đưa vào chi phí hợp lý nhưng không được khấu trừ thuế GTGT.
3. Không kê khai hóa đơn đầu vào có sao không
Nếu doanh nghiệp không kê khai hóa đơn đầu vào, có thể gặp các rủi ro sau
Mất quyền khấu trừ thuế GTGT nếu quá thời hạn kê khai.
Không được tính vào chi phí hợp lý, ảnh hưởng đến thuế TNDN.
Rủi ro bị cơ quan thuế truy thu khi thanh tra sổ sách kế toán.
Giải pháp
- Kiểm tra hóa đơn đầu vào thường xuyên tránh sót hóa đơn quan trọng.
- Lập bảng kê theo dõi hóa đơn sẽ giúp đảm bảo kê khai đúng hạn.
- Nếu quên kê khai vẫn có thể hạch toán vào chi phí nhưng không được khấu trừ thuế GTGT.
4. Bán hàng không có hóa đơn đầu vào có sao không
Việc bán hàng nhưng không có hóa đơn đầu vào có thể dẫn đến nhiều rủi ro
Không có căn cứ hợp lệ chứng minh chi phí sẽ làm tăng thuế TNDN.
Không khấu trừ được thuế GTGT, làm tăng chi phí thuế.
Dễ bị cơ quan thuế kiểm tra và truy thu thuế.
Giải pháp
- Yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn hợp lệ khi mua hàng.
- Nếu nhà cung cấp không có hóa đơn, xem xét mua hàng từ nguồn hợp pháp có xuất hóa đơn.
- Lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC giúp kê khai chi phí hợp lý.
5. Hạch toán hóa đơn đầu vào bỏ sót năm trước
Nếu doanh nghiệp bỏ sót hóa đơn đầu vào của năm trước, có thể xử lý theo cách sau
Trường hợp vẫn trong thời hạn kê khai thuế 6 tháng
- Doanh nghiệp vẫn có thể kê khai bổ sung trong kỳ khai thuế hiện tại.
Trường hợp quá hạn kê khai thuế
- Hóa đơn vẫn được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
- Không được khấu trừ thuế GTGT.
- Hạch toán chi phí vào kỳ hiện tại hoặc điều chỉnh lại báo cáo tài chính năm trước nếu cần.
6. Cách cân đối hóa đơn đầu ra và đầu vào
Mục tiêu của việc cân đối hóa đơn
- Đảm bảo tỷ lệ hợp lý giữa đầu vào và đầu ra tránh bị nghi ngờ trốn thuế.
- Tránh tình trạng đầu ra cao mà đầu vào thấp, làm tăng số thuế phải nộp.
- Kiểm soát dòng tiền và tối ưu thuế TNDN.
Cách thực hiện
Kiểm tra thường xuyên hóa đơn đầu vào sao cho không bị thiếu hụt so với doanh thu đầu ra.
Tận dụng các chi phí hợp lệ điện, nước, thuê văn phòng… rồi bổ sung hóa đơn đầu vào.
Đảm bảo hóa đơn đầu vào có tỷ lệ phù hợp với ngành nghề kinh doanh.
Lập kế hoạch mua hàng hợp lý vào cuối kỳ tránh tình trạng mất cân đối hóa đơn.
7. Kinh nghiệm lấy hóa đơn đầu vào
Chỉ lấy hóa đơn từ nhà cung cấp uy tín nhằm tránh rủi ro bị xuất hóa đơn giả.
Yêu cầu hóa đơn ngay khi thanh toán sẽ tránh quên kê khai.
Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn tên công ty, MST, số tiền, ngày phát hành nhằm đảm bảo hợp lệ.
Đối chiếu hóa đơn với chứng từ thanh toán tránh sai sót khi quyết toán thuế.
8. Mua hóa đơn đầu vào – Có nên không
Một số doanh nghiệp có thể tìm cách mua hóa đơn đầu vào còn cân đối thuế nhưng điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý.
Rủi ro khi mua hóa đơn đầu vào
Vi phạm pháp luật theo Điều 203 Bộ luật Hình sự, có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
Bị truy thu thuế nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn không hợp lệ.
Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp, gây rủi ro trong hợp tác kinh doanh.
Giải pháp thay thế
- Tìm nguồn cung cấp hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn hợp lệ.
- Hạch toán các chi phí hợp lý khác giảm thuế hợp pháp.
9. Tại sao phải mua hóa đơn đầu vào
Nhiều doanh nghiệp mua hóa đơn đầu vào vì muốn
- Giảm số thuế phải nộp tăng chi phí đầu vào mục đích giảm lợi nhuận chịu thuế.
- Cân đối sổ sách kế toán còn hợp thức hóa doanh thu.
- Đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế khi bị thanh tra.
Lưu ý mua hóa đơn trái phép là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt nặng.
Hóa đơn đầu vào đóng vai trò quan trọng trong kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp. Kê khai đúng hạn, hạch toán chính xác và cân đối hợp lý giữa đầu ra – đầu vào giúp tối ưu thuế hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý.