Hóa Đơn Thương Mại: Khái Niệm, Quy Định và Mẫu Hóa Đơn

Hóa đơn thương mại là một chứng từ quan trọng trong các giao dịch thương mại quốc tế. Dễ dàng xác nhận giao dịch mua bán giữa các bên và phục vụ cho thủ tục hải quan, kế toán và thanh toán. Vậy hóa đơn thương mại là gì, có những loại nào và cần tuân thủ những quy định gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn thương mại là gì

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một chứng từ do bên bán phát hành nhằm yêu cầu bên mua thanh toán tiền hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp.

Hóa đơn thương mại thường được sử dụng trong giao dịch xuất nhập khẩu là căn cứ cho

• Xác định giá trị hàng hóa trong hợp đồng mua bán.
• Làm thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
• Chứng minh giao dịch thanh toán giữa hai bên.

Lưu ý

• Hóa đơn thương mại không phải hóa đơn GTGT, nên không có giá trị khấu trừ thuế GTGT.
• Thường đi kèm với hợp đồng thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)…

2. Các loại hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại có nhiều loại tùy vào mục đích sử dụng

2.1 Hóa đơn thương mại tiêu chuẩn

• Là loại hóa đơn phổ biến nhất trong giao dịch quốc tế.
• Bao gồm đầy đủ thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng (theo Incoterms).

2.2 Hóa đơn tạm thời (Proforma Invoice)

• Được phát hành trước khi giao hàng, giúp bên mua xác nhận đơn hàng và chuẩn bị thanh toán.
• Không có giá trị pháp lý chính thức trong yêu cầu thanh toán nhưng vẫn sử dụng làm căn cứ cho các giao dịch quốc tế.

2.3 Hóa đơn chi tiết (Customs Invoice)

• Yêu cầu bởi hải quan trong xác định thuế nhập khẩu.
• Chứa thông tin chi tiết về hàng hóa như xuất xứ, trọng lượng, giá trị từng mặt hàng.

2.4 Hóa đơn hải quan (Consular Invoice)

• Được xác nhận bởi lãnh sự quán của nước nhập khẩu.
• Giúp đảm bảo hàng hóa không vi phạm luật thương mại của nước nhập khẩu.

2.5 Hóa đơn vận tải (Freight Invoice)

• Dùng trong tính phí vận chuyển hàng hóa.
• Thường do công ty vận chuyển hoặc hãng tàu phát hành.

3. Quy định về hóa đơn thương mại

3.1 Nội dung bắt buộc trên hóa đơn thương mại

Theo quy định quốc tế, một hóa đơn thương mại hợp lệ cần có các thông tin sau

Số hóa đơn, ngày phát hành.

Thông tin bên bán và bên mua (Tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có).

Mô tả hàng hóa chi tiết (tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị).

Điều kiện giao hàng (Incoterms) (FOB, CIF, EXW…).

Điều kiện thanh toán (trả ngay, trả chậm, qua ngân hàng…).

Thông tin vận chuyển (cảng đi, cảng đến, phương thức vận tải).

Chữ ký và dấu xác nhận của bên bán.

3.2 Quy định về thuế và hải quan

• Hóa đơn thương mại phải phù hợp với quy định hải quan của nước nhập khẩu.
• Giá trị trên hóa đơn dùng nhằm tính thuế nhập khẩu và thuế VAT tại nước nhập khẩu.
• Một số nước yêu cầu hóa đơn phải được công chứng hoặc xác nhận bởi lãnh sự quán.

Lưu ý

• Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn thương mại trung thực tránh rủi ro về thuế và hải quan.
• Khi nhập khẩu, doanh nghiệp cần kiểm tra xem có yêu cầu đặc biệt về hóa đơn thương mại không. Ví dụ Nhật Bản yêu cầu hóa đơn có chữ ký gốc.

4. Mẫu hóa đơn thương mại

Dưới đây là một mẫu hóa đơn thương mại chuẩn

COMMERCIAL INVOICE (HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI)

1. Seller (Người bán)

• Tên công ty: XYZ Co., Ltd.
• Địa chỉ: 123 Nguyễn Trãi, Hà Nội, Việt Nam
• Mã số thuế: 0101234567

2. Buyer (Người mua)

• Tên công ty: ABC Trading Co., Ltd.
• Địa chỉ: 789 Orchard Road, Singapore
• Mã số thuế: 876543210

3. Invoice No. (Số hóa đơn): INV-2025-001

4. Date (Ngày xuất hóa đơn): 03/02/2025

5. Payment Terms (Điều kiện thanh toán): T/T (Chuyển khoản ngân hàng)

6. Shipping Terms (Điều kiện giao hàng – Incoterms): FOB Haiphong Port

7. Shipping Method (Phương thức vận chuyển): Đường biển

8. Hàng hóa xuất khẩu

No.	Description (Mô tả hàng hóa)	Quantity (Số lượng)	Unit Price (Đơn giá USD)	Total Amount (Thành tiền USD)
1	Cà phê rang xay loại 1	1000 kg	5.00	5000.00
2	Trà xanh hữu cơ	500 kg	7.00	3500.00

Total Invoice Amount tổng tiền hóa đơn 8,500.00 USD

9. Signature & Stamp Chữ ký & Dấu công ty

Lưu ý

• Mẫu hóa đơn có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan hải quan.
• Hóa đơn có thể được phát hành bằng tiếng Anh hoặc song ngữ.

Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu. Giúp xác nhận giá trị hàng hóa, tính thuế và làm thủ tục hải quan. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về nội dung hóa đơn, đảm bảo tính chính xác giúp tránh rủi ro pháp lý.