Xuất hóa đơn là một trong những quy trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế và quản lý tài chính minh bạch. Vậy xuất hóa đơn là gì, thời điểm xuất hóa đơn ra sao và có những quy định nào cần tuân thủ?
1. Xuất hóa đơn là gì
Xuất hóa đơn là quá trình doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh lập và phát hành hóa đơn hợp lệ cho khách hàng khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Hóa đơn được dùng trong
- Ghi nhận giao dịch mua bán.
- Kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT).
- Làm căn cứ hợp lệ trong kế toán, kiểm toán.
Các loại hóa đơn phổ biến
- Hóa đơn điện tử: Được sử dụng phổ biến theo quy định hiện nay.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Dùng cho doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng: Dành cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp.
2. Xuất hóa đơn tiếng Anh là gì
Xuất hóa đơn trong tiếng Anh có thể được dịch là
- Issue an invoice – Phát hành hóa đơn.
- Invoice issuance – Quá trình xuất hóa đơn.
Ví dụ
The company must issue an invoice within 24 hours after the transaction is completed.
Công ty phải xuất hóa đơn trong vòng 24 giờ sau khi giao dịch hoàn tất.
3. Thời điểm xuất hóa đơn
Thời điểm xuất hóa đơn phụ thuộc vào loại giao dịch
- Đối với hàng hóa: Xuất hóa đơn khi hàng hóa được giao cho khách hàng.
- Đối với dịch vụ: Xuất hóa đơn khi hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc thu tiền trước.
- Đối với xây dựng, lắp đặt: Xuất hóa đơn khi nghiệm thu công trình.
- Đối với điện, nước, viễn thông: Xuất hóa đơn vào ngày ghi chỉ số hoặc ngày thanh toán.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lập chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh giao dịch nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc theo kỳ.
4. Xuất hóa đơn sai thời điểm
Xuất hóa đơn sai thời điểm xảy ra khi
- Xuất hóa đơn trước khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ quá sớm.
- Xuất hóa đơn quá muộn so với thời điểm cung ứng hàng hóa, dịch vụ.
Ví dụ
- Ngày giao hàng là 10/01/2024, nhưng hóa đơn lại xuất vào 01/01/2024 → Xuất sớm.
- Ngày cung cấp dịch vụ là 05/03/2024, nhưng đến 20/04/2024 mới xuất hóa đơn → Xuất muộn.
5. Phạt xuất hóa đơn sai thời điểm
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm như sau
Lỗi vi phạm | Mức phạt |
---|---|
Xuất hóa đơn sớm hơn hoặc muộn hơn thời điểm quy định | 3.000.000 – 5.000.000 VNĐ |
Xuất hóa đơn nhưng không giao cho khách hàng | 4.000.000 – 8.000.000 VNĐ |
Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ | 10.000.000 – 20.000.000 VNĐ |
Nếu xuất hóa đơn sai thời điểm nhưng không làm thay đổi nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp có thể điều chỉnh mà không bị phạt.
6. Thông tin cần có trên hóa đơn khi xuất
Hóa đơn hợp lệ phải có các thông tin sau
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Số hóa đơn, ngày tháng năm lập hóa đơn.
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền.
- Thuế suất VAT, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán.
- Chữ ký số hoặc chữ ký điện tử đối với hóa đơn điện tử.
Nếu hóa đơn có sai sót, cần thực hiện hủy hóa đơn hoặc lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.
7. Quy định về xuất hóa đơn
Một số quy định quan trọng về xuất hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ năm 2022.
- Hóa đơn phải được gửi cho khách hàng ngay sau khi lập.
- Hóa đơn điện tử phải có mã của cơ quan thuế trừ một số trường hợp được miễn.
- Khi xuất hóa đơn sai, có thể hủy, thay thế hoặc điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
8. Hộ kinh doanh có xuất hóa đơn không
Hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn, nhưng không bắt buộc trong mọi trường hợp.
- Hộ kinh doanh nộp thuế khoán thường không phải xuất hóa đơn.
- Nếu hộ kinh doanh muốn xuất hóa đơn VAT, phải đăng ký kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Hộ kinh doanh có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ khi cần.
Ví dụ một hộ kinh doanh bán hàng cho công ty, nếu công ty yêu cầu hóa đơn, hộ kinh doanh có thể đăng ký với cơ quan thuế nhằm cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh giao dịch.
Xuất hóa đơn là một quy trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Giúp đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch và tuân thủ quy định về thuế. Xuất hóa đơn rất cần đúng thời điểm và đầy đủ thông tin giúp tránh các rủi ro pháp lý, đồng thời tạo uy tín với khách hàng.